Introducción
A medida que su negocio crece, es probable que necesite que otros miembros de su equipo accedan a su cuenta para ayudar con tareas diarias, gestionar configuraciones o simplemente revisar datos. Este artículo explica cómo invitar miembros del equipo a su cuenta, qué permisos tiene cada rol y cómo gestionar el acceso a medida que cambian las necesidades de su equipo.
Todos los controles de acceso del equipo se encuentran en el área Account (Cuenta) de su panel de control, en la sección Team (Equipo).
Los cuatro roles de usuario
Cada miembro del equipo que invita a su cuenta recibe uno de cuatro roles. Cada rol define exactamente qué puede hacer esa persona en su cuenta.
| Rol | Descripción de permisos | Casos de uso típicos |
|---|---|---|
| Owner (Propietario) | Control total de la cuenta, incluida la capacidad de transferir la propiedad, eliminar la cuenta, invitar y eliminar miembros del equipo, cambiar roles, acceder a toda la configuración y datos. | Propietario del negocio, responsable principal de la cuenta. |
| Admin (Administrador) | Puede invitar y eliminar miembros del equipo, cambiar roles de usuarios existentes, acceder a configuración de cuenta y conexiones, pero no puede transferir propiedad ni eliminar la cuenta. | Gerente de equipo, líder de operaciones, responsable de la configuración técnica. |
| Editor (Editor) | Acceso a datos diarios y funcionalidad operativa, pero no puede gestionar miembros del equipo, cambiar configuración de conexiones ni acceder a ajustes de cuenta. | Especialista en datos, gestor de campañas, analista operativo. |
| Viewer (Visualizador) | Acceso de solo lectura a todos los datos y reportes. No puede realizar cambios, invitar usuarios ni acceder a configuración. | Stakeholder, revisor, cliente que necesita visibilidad. |
Cómo invitar miembros del equipo
Solo el propietario (Owner) o un administrador (Admin) pueden invitar nuevos miembros del equipo. El proceso es directo:
- Inicie sesión en su panel de control y vaya a Account (Cuenta).
- Seleccione la pestaña Team (Equipo).
- Haga clic en el botón para invitar un nuevo miembro.
- Ingrese la dirección de correo electrónico del miembro del equipo que desea invitar.
- Seleccione el rol que desea asignarle (Owner, Admin, Editor o Viewer).
- Haga clic en enviar invitación.
El sistema enviará un correo electrónico de invitación a la dirección proporcionada. Este correo contiene un enlace de invitación único que el destinatario debe aceptar para activar su acceso.
Qué sucede cuando el invitado acepta la invitación
Cuando el miembro del equipo hace clic en el enlace de invitación del correo electrónico, se le pedirá que cree una cuenta o inicie sesión si ya tiene una. Una vez completado este paso, se convierte en miembro activo de su cuenta con los permisos del rol que asignó. Su acceso al panel de control reflejará inmediatamente los límites de ese rol.
Por ejemplo, si invita a alguien como Viewer, verá los datos y reportes cuando inicie sesión, pero no podrá crear, editar ni eliminar nada. Si invita a alguien como Editor, podrá trabajar con datos operativos diarios pero no verá la configuración de conexiones ni podrá invitar a otros miembros del equipo.
Cambiar roles y eliminar miembros del equipo
Los permisos de su equipo no son fijos. El propietario o un administrador pueden cambiar el rol de un miembro existente o eliminarlo de la cuenta en cualquier momento.
Cambiar el rol de un miembro
- Vaya a Account > Team (Cuenta > Equipo).
- Localice el miembro del equipo en la lista.
- Seleccione el rol actual para abrir las opciones de rol disponibles.
- Elija el nuevo rol.
- Confirme el cambio.
El cambio entra en vigor inmediatamente. La próxima vez que el miembro inicie sesión, verá el panel de control reflejando sus nuevos permisos.
Eliminar un miembro del equipo
- Vaya a Account > Team (Cuenta > Equipo).
- Localice el miembro que desea eliminar.
- Haga clic en el menú de opciones (generalmente representado por tres puntos).
- Seleccione eliminar o remover del equipo.
- Confirme la acción.
Una vez eliminado, esa persona pierde acceso inmediato a su cuenta. No recibirá ninguna notificación automática del sistema, así que considere comunicarle el cambio directamente si es apropiado.
Transferencia de propiedad: una acción especial
La transferencia de propiedad es diferente de cambiar un rol. Solo el propietario actual (Owner) puede transferir la propiedad de la cuenta a otro miembro del equipo. Este es un paso deliberado y de alto privilegio.
Para transferir propiedad:
- Vaya a Account > Team (Cuenta > Equipo).
- Localice al miembro del equipo al que desea transferir la propiedad.
- Seleccione su rol actual.
- Busque la opción de transferencia de propiedad (si está disponible para ese miembro).
- Confirme que desea transferir la propiedad.
Una vez confirmada, esa persona se convierte en el nuevo propietario de la cuenta. El propietario anterior se convierte en administrador (Admin) a menos que especifique lo contrario. Este cambio es permanente, así que asegúrese de que está transfiriendo la propiedad a la persona correcta.
Cómo se ve el éxito
Usted sabrá que ha configurado correctamente el acceso del equipo cuando:
- Un miembro del equipo recibe una invitación por correo electrónico y hace clic en el enlace.
- Esa persona completa el proceso de aceptación de la invitación.
- Cuando inicia sesión en su panel de control, ve exactamente lo que debería ver según su rol asignado.
- Los cambios de rol se aplican inmediatamente sin necesidad de reiniciar la sesión.
- Puede eliminar miembros del equipo y su acceso se revoca de inmediato.
Un control de acceso bien configurado significa que cada miembro del equipo tiene exactamente los permisos que necesita para hacer su trabajo, nada más y nada menos. Esto protege la integridad de sus datos, mantiene la seguridad de la cuenta y ayuda a su equipo a trabajar de manera eficiente.
Resumen
La gestión de roles de usuario es fundamental para mantener una cuenta segura y organizada a medida que su equipo crece. Los cuatro roles (Owner, Admin, Editor y Viewer) proporcionan un control granular sobre quién puede hacer qué en su cuenta. El flujo de invitación por correo electrónico es simple y directo, y puede cambiar permisos o eliminar miembros en cualquier momento desde el área de equipo de su cuenta. Si necesita gestionar acceso a múltiples cuentas de clientes, considere explorar gestion-de-multiples-clientes-desde-el-portal-de-agencia para opciones adicionales de administración.