Introduction
Lorsque votre entreprise se développe, vous avez besoin de donner accès à votre compte marchand à d'autres personnes. La gestion des rôles utilisateurs vous permet de contrôler précisément ce que chaque membre de votre équipe peut faire dans le tableau de bord. Vous pouvez inviter des collaborateurs, leur assigner un rôle adapté à leurs responsabilités, modifier leurs permissions à tout moment, et retirer l'accès quand nécessaire.
Cet article explique comment fonctionnent les quatre rôles disponibles, comment inviter des membres d'équipe, et comment gérer leurs permissions au fur et à mesure que votre équipe évolue.
Les quatre rôles et leurs permissions
Chaque rôle correspond à un niveau de contrôle différent sur votre compte. Le tableau ci-dessous résume ce que chaque rôle peut faire :
| Rôle | Gestion des paramètres | Gestion de l'équipe | Accès aux données | Transfert propriété | Suppression compte |
|---|---|---|---|---|---|
| Propriétaire | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Admin | Oui | Oui | Oui | Non | Non |
| Éditeur | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Lecteur | Non | Non | Lecture seule | Non | Non |
Propriétaire
Le propriétaire dispose du contrôle total du compte. Il peut modifier tous les paramètres, gérer l'équipe, accéder à toutes les données, transférer la propriété à un autre membre, et supprimer le compte. Un seul propriétaire peut exister à la fois. Si vous transférez la propriété à quelqu'un d'autre, vous devenez automatiquement Admin.
Admin
L'Admin gère les paramètres du compte et les membres de l'équipe. Il peut inviter de nouveaux collaborateurs, modifier les rôles existants, retirer des membres, et accéder à toutes les données. L'Admin ne peut pas transférer la propriété ni supprimer le compte. Un compte peut avoir plusieurs Admins.
Éditeur
L'Éditeur travaille avec les données au quotidien. Il peut consulter et modifier les informations essentielles du compte, mais ne peut pas accéder aux paramètres de l'équipe ou aux connexions de tiers. L'Éditeur ne voit pas l'onglet Team et ne peut pas inviter d'autres personnes.
Lecteur
Le Lecteur a un accès en lecture seule. Il peut consulter les données du compte sans pouvoir les modifier. Ce rôle convient aux personnes qui ont besoin de suivre les informations sans intervenir sur la configuration.
Invitation des membres d'équipe
Où accéder à la gestion de l'équipe
La gestion de l'équipe se trouve dans la section Account du tableau de bord. Cliquez sur Account, puis sur l'onglet Team. Seuls le Propriétaire et les Admins peuvent accéder à cet espace.
Processus d'invitation
Pour inviter un membre d'équipe, suivez ces étapes :
- Accédez à Account > Team dans le tableau de bord.
- Cliquez sur le bouton d'invitation (généralement intitulé « Inviter un membre » ou similaire).
- Entrez l'adresse email du collaborateur que vous souhaitez ajouter.
- Sélectionnez le rôle que vous voulez lui attribuer : Propriétaire, Admin, Éditeur ou Lecteur.
- Cliquez sur Envoyer l'invitation.
Une invitation par email est envoyée au collaborateur. Cet email contient un lien d'invitation unique. Le collaborateur doit cliquer sur ce lien pour accepter l'invitation. Une fois acceptée, son compte est créé et il accède immédiatement au tableau de bord avec les permissions du rôle assigné.
Délai d'activation
Le nouvel utilisateur peut se connecter dès qu'il a accepté l'invitation. Il verra exactement les fonctionnalités et les données autorisées par son rôle.
Modification et suppression des rôles
Changer le rôle d'un membre existant
Vous pouvez modifier le rôle d'un membre à tout moment. Pour ce faire :
- Allez à Account > Team.
- Trouvez le membre dont vous voulez modifier le rôle.
- Cliquez sur son rôle actuel ou sur l'option d'édition (généralement un bouton ou un menu).
- Sélectionnez le nouveau rôle.
- Confirmez la modification.
Le changement prend effet immédiatement. Le membre aura accès aux nouvelles permissions lors de sa prochaine action dans le tableau de bord.
Retirer un membre de l'équipe
Pour retirer l'accès d'un membre :
- Allez à Account > Team.
- Localisez le membre à retirer.
- Cliquez sur l'option de suppression ou le menu d'actions (généralement un bouton « Supprimer » ou une icône de corbeille).
- Confirmez la suppression.
Une fois retiré, le membre ne peut plus se connecter au compte. Ses données restent intactes, mais il n'a plus accès au tableau de bord.
Transfert de propriété
Le transfert de propriété est une action particulière réservée au Propriétaire actuel. Contrairement aux autres modifications de rôle, elle ne peut être effectuée que par le Propriétaire lui-même.
Comment transférer la propriété
- Allez à Account > Team.
- Identifiez le membre auquel vous voulez transférer la propriété. Ce membre doit déjà être invité sur le compte et avoir un rôle (Admin, Éditeur ou Lecteur).
- Cliquez sur son profil ou sur l'option de transfert de propriété.
- Confirmez que vous souhaitez transférer la propriété à cette personne.
- Validez l'action.
Après le transfert, le nouveau Propriétaire a le contrôle total du compte. Vous devenez automatiquement Admin. Cette action est définitive et ne peut être annulée que par le nouveau Propriétaire en transférant à nouveau la propriété.
Cas d'usage pratiques
Équipe de gestion de contenu
Un propriétaire peut inviter plusieurs Éditeurs pour gérer les données du compte au quotidien, et un Admin pour superviser l'équipe et les paramètres. Les Lecteurs peuvent être des stagiaires ou des consultants externes qui ont besoin de consulter les informations sans les modifier.
Croissance de l'entreprise
Quand vous embauchez un responsable opérationnel, vous pouvez le promouvoir de Lecteur à Éditeur, puis à Admin au fur et à mesure qu'il prend en charge des responsabilités de gestion. Si vous envisagez de vous retirer progressivement, vous pouvez transférer la propriété à ce responsable.
Accès temporaire
Pour un consultant ou un prestataire qui n'a besoin d'accès que pendant une période limitée, invitez-le avec le rôle Lecteur. Retirez-le de l'équipe une fois son travail terminé.
Gestion des comptes connectés et accès multi-clients
Si vous gérez plusieurs comptes clients ou utilisez des connexions de tiers, les rôles contrôlent aussi cet accès. Un Éditeur peut travailler avec les données, mais seul un Admin ou le Propriétaire peut configurer les connexions de tiers. Pour en savoir plus, consultez Gestion des comptes connectés tiers et Gestion de plusieurs clients depuis le portail agence.
Résumé et bonnes pratiques
Une gestion efficace de l'équipe repose sur quelques principes simples :
- Attribuez le rôle le moins privilégié nécessaire à chaque tâche. Un Lecteur suffit si la personne ne doit que consulter les données.
- Utilisez Admin pour les responsables qui supervisent l'équipe et les paramètres.
- Gardez le nombre de Propriétaires au minimum. Un seul propriétaire est généralement suffisant, sauf si vous avez besoin de redondance.
- Révisez régulièrement votre liste d'équipe et retirez les accès inutilisés.
- Communiquez clairement à chaque membre ses responsabilités et les limites de son rôle.
Quand votre équipe a accepté son invitation et que chaque membre accède au tableau de bord avec les permissions appropriées à son rôle, votre gestion d'équipe fonctionne correctement. Vous pouvez alors vous concentrer sur la croissance de votre activité en sachant que chacun a exactement le niveau d'accès dont il a besoin.